CDD 6 mois - Assistante.Assistant de direction F/H > Joboolo FR :
Société : Caisse des Dépôts et Consignations Lieu : Paris
Missions et activités principales La/Le titulaire du poste est rattaché(e) fonctionnellement au Directeur Territorial Région/Essonne.
Dans l'exercice de ses missions, la/le titulaire du poste agira sous la supervision conjointe du directeur territorial Yvelines/Hauts-de-Seine et de la directrice territoriale Seine-et-Marne/Val-de-Marne MISSION PRINCIPALE :
Assurer le soutien à l'activité des équipes territoriales, et prioritairement auprès des directeurs territoriaux, en matière d'organisation, de logistique et de transmission d'information.
DESCRIPTION DES ACTIVITES :
Secrétariat :
Assurer le traitement du courrier (départ et arrivée) en conformité avec les procédures et les outils mis en place à la direction régionale.
Filtrer les communications téléphoniques des directeurs territoriaux en discernant les urgences et les priorités.
Renseigner et orienter les interlocuteurs en proposant des solutions alternatives, dans la limite de la confidentialité des informations à transmettre.
Tenir l'agenda, organiser les rendez-vous et les réunions (en interne et externe) pour le compte des directeurs territoriaux et pour le compte des équipes territoriales en cas de réunions complexes (participants externes/internes, nombre de participants).
Concevoir et gérer des mailings à destination des clients des équipes territoriales.
Assurer la réservation de salles.
Accueillir les visiteurs.
Organiser et gérer les absences.
Suivre les congés.
Créer et assurer la maintenance d'un plan de classement et d'archivage des dossiers.
Assistance administrative :
Traitement des notes de frais, ordres de mission, réservations voyages et hôtel pour l'ensemble des équipes territoriales.
Organisation des manifestations internes et externes (calage des agendas avec les partenaires extérieurs, recherche et réservation de salles, préparation de l'accueil hôtesses et sécurité, etc.).
Diffuser les dossiers (en relation avec l'imprimerie).
Commander les fournitures pour le service.
Réaliser sur demande de l'équipe, la création de tiers, la réalisation de fiche KYC/RA dans SYLAB Utilisation de l'outil D'Clic :
enregistrement de rendez-vous, de comptes-rendus et d'interlocuteurs, création et gestion de listes marketing.
Profil attendu Le recrutement à la Caisse des Dépôts est fondé sur les compétences, sans distinction d'origine, d'âge, ni de genre.
Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
Expérience confirmée du secrétariat de direction Rigueur et sens de l'organisation Capacités relationnelles et sens des priorités Réactivité Sens de la discrétion et de la confidentialité Adaptabilité, sens du travail en équipe Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et communication (Outlook, intranet) Discrétion Conditions de travail Localisation :
2 avenue Pierre Mendès France, Paris 13 Caisse des Dépôts et Consignations Paris Accounting / Finance CDD Expérience souhaitée
