ALTERNANCE ASSISTANT FONCTION SUPPORT PME H/F) 12 MOIS > Saint-Gobain > Joboolo FR :
Société : Saint-Gobain Lieu : Blois
Il / elle assure les missions suivantes :
༠Missions du secrétariat :
o Accueil téléphonique et accueil physique (orienter le visiteur ou prestataire vers la personne en charge, veiller à ce qu'il soit toujours accompagné sur le site) ; contribution à l'accueil de groupe (préparation des documents d'accueil, suivi des devis et commandes, badges..
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) ; o Réception et envoi du courrier, colis, petites livraisons ; o Recensement et envoi du tableau des tickets restaurant ; o Passation des bons de commandes, ; ༠Gestion documentaire :
o Mise à jour des dossiers partagés ; numérisation, diffusion et enregistrement des documents ; o Préparation et enregistrement des documents à passer en signature électronique sous Adobe Sign ; o Actualisation du manuel de procédures ༠Suivi des clients (internes/externes) et des fournisseurs :
actualisation des contrats et avenants, des tableaux de bord, envoi du sondage satisfaction client (trimestriel) et suivi des résultats, revue du tableau des fournisseurs pour la réunion annuelle avec la responsable des Achats France ; ༠Suivi du parc informatique :
inventaire annuel (septembre), relevé des non-conformités et traitement, commande et restitution de matériel ; ༠Suivi du plan de formation :
o Plan en cours :
prise de contact avec les organismes de formation, envoi des conventions, mise à jour jusqu'à sa clôture au 31/12, reporting trimestriel pour le contact Ressources humaines ; o Plan N1 :
collecte des besoins, revue avec le Directeur de l'activité et le contact Ressources humaines pour arbitrage et validation.
༠Appui au gestionnaire de site pour la mise à jour des documents et répertoires EHS :
o Actualisation du tableau des contrôles annuels obligatoires ; o Enregistrement des documents des contrôles obligatoires annuels / semestriels et des rapports mensuels de revue de site ; o Appui à la préparation des réunions EHS avec les prestataires :
plan de prévention, revue de direction, assurances, achats / fournisseurs Il / elle veillera à alimenter les dossiers de suivi liés à son activité sur la GED SharePoint ainsi que le journal de bord quotidien (document Word), mettre à jour les tableaux de bord et les plans d'action et mettre à jour les supports de communication Rattachement :
L'Alternant Assistantfonctionsupport est rattaché hiérarchiquement au directeur des Archives de Saint-Gobain rattaché lui-même au Délégué Général de Saint-Gobain Développement.
L'alternant / alternante Assistantfonctionsupport travaille en collaboration avec l'ensemble de l'équipe sur le site du Centre d'archives de Saint-Gobain à Blois mais aussi avec l'équipe détachée sur le Siège social de TSG à la Défense.
Le Service des Archives de Saint-Gobain est une entité de Saint-Gobain Expertise et Service.
Il en charge du déploiement de la politique archives du Groupe Saint-Gobain dont les spécialistes interviennent au service des sociétés du Groupe en France et à l'international.
Le service des Archives de Saint-Gobain a été créée en 1974 pour assurer une prestation d'archivage physique pour les sociétés du Groupe en France.
Ce service alimente dès son origine les éléments d'une Culture commune à l'ensemble du Groupe.
Il développe une mission patrimoniale à l'occasion des 350 ans du Groupe (2015), son activité de Conseil (2017) et déploie en septembre 2018, un outil d'archivage électronique qui intègre la gestion des archives physiques.
En 2023, le service archives de Saint-Gobain propose une solution d'archivage complète allant du conseil à la gestion du sort final (élimination / valorisation) quel que le soit le support, physique et électronique en France ou électronique à l'international.
