Un Cabinet à DAKAR recherche une Assistante de directionqualifiée et professionnelle. Assistante du Directeur Général, l'Assistante de Direction doit travailler en parfaite collaboration avec celui-ci en assurant le secrétariat et organisation de la Direction Générale de la société.
Elle a pour missions:
Assurer la gestion de l'agenda du Directeur Général en assurant un lien communication permanent ;
Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de l'établissement;
Assurer les communications écrites, verbales et les échanges téléphoniques avec les différents interlocuteurs de la société ;
Assurer la gestion, l'archivage et le classement du courrier (papier et numérique) les documents et informations;
Saisir, mettre en forme divers documents et dossiers (courriers, rapports, convocations..
.
), les reproduire et/ou les scanner, les diffuser et les archiver.
Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein du cabinet (annuaire, adresses mails et téléphones des clients et partenaires, et organigramme institutionnel)
Assurer la gestion des événements extérieurs du cabinet en termes de réservation et autres;
Organisation en lien avec la logistique et l'assistante des réceptions de personnalités accueillies;
Préparer différentes réunions et en réaliser les comptes rendus (réunions chefs de services..
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)
Assurer la gestion des commandes de fournitures et logistiques de bureau
COMPETENCES REQUISES
Compétences théoriques:
Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement d'une entreprise;
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat;
Bonnes capacités rédactionnelles;
Très bonne maîtrise des techniques bureautiques;
Savoir - faire:
Excellente expression orale et rédactionnelle;
Maîtrise des outils de bureautiques (word, excel, powerpoint..
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);
Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique..
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) Analyse et gestion des demandes d'information;
Capacité d'organisation, polyvalence et rigueur;
Aptitude à travailler en équipe;
Maîtrise de la communication en anglais obligatoire
Savoir - être:
Discrétion, sens de la confidentialité;
Bon relationnel, bonne présentation,
Forte capacité d'organisation, rigueur et méthode;
Bonne capacité de résistance au stress.
Minimum BAC+2 en Assistanat de Direction et une expérience avérée dans le métier de minimum 03 ans
