GIF 4 recherche activement Assistant de Site (H/F) pour son client, leader mondial dans le domaine de l'énergie.
Dans ce cadre, vos missions seront :
Gestion administrative du site et des services :
Être en charge du secrétariat du Responsable de site (gestion du courrier, réception et filtrage des communications téléphoniques, gestion des rendez-vous, frappe et présentation de document)
Organiser les réunions et rédiger les comptes rendus
Jouer le rôle d’interface entre le siège et le site
Etablir des reportings mensuels (RMA), annuels (RAA) et des supports de présentation (Revue Annuelle par exemple) nécessaires auprès de l’Administration ainsi que le suivi de l’historique des interventions
Suivre les commandes d’investissement, les commandes de l’Accueil Famille et du Transport dans le respect du budget
Négocier les tarifs avec les fournisseurs
Suivre la facturation et les relances fournisseurs
Etablir des devis et des factures pour l’AP et les déposer sur Chorus, suivre le paiement des factures.
Suivi des Ressources Humaines :
Être le/la Référent(e) RH sur le site (transmission des éléments variables de paie, suivi du parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs, gestion des formalités administratives pour les nouveaux collaborateurs, gestion des process de recrutement)
Ambassadrice Santé Sécurité du site
Assurer la mise en œuvre du plan de formation pour les salariés du site
Participer au recrutement des intérimaires et au suivi des candidatures
Reporting des données intérim sur Sharepoint et suivi de la facturation
Jouer le rôle d’interface entre les services.
GIF Emploi, société socialement responsable, s'engage au quotidien pour l'emploi des personnes en situation de handicap.
Le profil idéal ? Certainement vous !
Le site étant protégé, il faut être habilitable (nationalité française et casier vierge).
Prérequis :
Formation niveau 5 en assistanat ou gestion et/ou expérience dans un poste similaire
Maîtrise des outils informatiques (Pack Office)
Connaissances en gestion du personnel
Qualités rédactionnelles
Savoir-être :
Polyvalence
Rigueur
Bienveillance
Discrétion
Organisation du Travail
Du Lundi au Vendredi de 08h00 à 12h00 et de 13h30 à 17h00
Repos le week-end
Ce poste vous intéresse ? N'hésitez pas, postulez !
GIF Emploi, acteur du recrutement en intérim et CDI, est référent sur les métiers techniques et cultive la proximité avec ses candidats, ses clients et les acteurs de la formation pour un accompagnement sur le long terme.
Créé en 1966 par deux anciens professionnels du bureau d'études, GIF Emploi s’appuie sur près de 60 ans d’expertise.
Nos directeurs d'agences, fidèles au groupe depuis en moyenne 30 ans, mettent leur expérience à votre service pour vous accompagner au mieux.
GIF EMPLOI Aix-en-Provence13080 Secrétariat, Administration Interim 6 mois
