Assistanat-Secrétariat -Assurer le secrétariat du Responsable Supply Chain/Bex et des autres managers de la Division :
notes, courrier internes/externes, compte-rendus et liste d'actions des réunions de managers de la Division, graphiques, duplication, reliure, distribution courrier, etc.
-Création et suivi des tableaux de bord et indicateurs de la division (maintien des fichiers, impression, affichage, diffusion) et panneaux d'affichage.
Relais dans le service des communications du site.
-Préparation et gestion des réunions de service -Support à l'organisation des voyages dans la division et gestion de notes de frais des voyageurs de la Division (dans le système NOTILUS) Conformité aux exigences GMP -Classement de documents, procédures et archivage.
-Gérer la documentation maitrisée :
-Participation à l'élaboration et à la modification des procédures dans le système de gestion électronique de la documentation.
Mise en forme et suivi de la gestion des procédures -Gestion des modules de qualification attribués/à attribuer aux collaborateurs de la Division (rôle de Coordinateur ISOtrain) -Création, affectation et mise à jour des modules.
-Optimisation des modules pour concilier performance et conformité -Suivre/justifier le cas échéant les retards de prise de connaissance de documents/supports e-learning CAPA -Coordination du suivi des CAPA pour la division :
relances pour faire documenter les tâches faites, alertes des managers, escalades des sujets à risque et/ou retards au resp.
de Division Impression des OP -En concordance avec planning de production :
impression et mise à disposition des documents maitres de fabrication et instructions de fabrications pour le compte des Unités de Production (sous SAP) Gestion commandes et budget -Traiter les demandes d'achat générales pour la Division, ainsi que leur réception, suivi des factures, des contrats, mise à jour des dossiers, assurer le lien avec le service comptabilité dans le cadre du suivi des commandes/facturations.
-Optimisation des achats de consommables de bureau -Suivi budgétaire pour le compte du responsable de Division -Backup pour création des commandes clients Gestion des données de base SAP Backup / Support au personnel de la division pour création des données de base (articles, recettes, fournisseurs) sous SAP Qualifications requises pour ce poste :
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