Assistant de service relations aux publics H/F > Saint-Sébastien-sur-Loire > Joboolo FR :
Société : Nantes Metropole Lieu : Saint-Sébastien-sur-Loire
Le poste de Assistant de servicerelations aux publics H/F Au sein du ServiceRelations aux Publics et rattaché·e au pôle des assistant·es de service, vous êtes en charge de l'assistanat administratif, en appui au Responsable et également pour les 4 unités du service :
jardinage citoyen, animations, évènementiel et communication.
Vos activités :
L' organisation de la vie professionnelle du Responsable de service.
A ce titre, vos missions sont :
- L'organisation de l'agenda et la prise de rendez-vous en fonction des priorités - L'organisation des réunions et séances de travail des équipes et la gestion logistique (réservation de salles, matériel) ; la préparation et la mise en forme des dossiers - La saisie et la rédaction des courriers, compte-rendus, notes et documents administratifs - La réception et l'orientation des différentes demandes - Le suivi des courriers sur le logiciel (Postman) L'Assistanat des diverses unités de service, qui sont :
L'unité « jardinage citoyen » .
Vos missions :
- L'enregistrement des inscriptions des demandes pour les jardins collectifs et la gestion et mise à jour de leur liste d'attente, en lien avec les associations concernées - L'accueil téléphonique de l'unité - La participation à l'organisation des commissions annuelles des jardins familiaux L'unité « animations » :
vous traitez les réservations d'animations pour les groupes scolaires (réception, coordination, attribution et suivi des inscriptions des groupes) L'unité « évènementiel » :
vous suivez les inscriptions de la Folie des plantes et assurez un soutien administratif et téléphonique L'unité « communication » :
vous assurez un soutien administratif et téléphonique ainsi qu'un renfort sur des mises à jour Actualités sur le site Internet Vous travaillez en partenariat avec différents services de la Direction Nature et Jardins et autres services de la Ville et Nantes Métropole, et en lien étroit avec des responsables associatifs.
Lieux de mission :
Immeuble Axeo - Mail Pablo Picasso Horaires variables (commissions parfois en soirée événementiels du service relation au public).
Permanences téléphoniques par roulement au sein du pôle des assistantes (8h30 et 17h30).
Le profil recherché Vous possédez une première expérience sur un poste en assistanat administratif, connaissez le secteur associatif et idéalement la collectivité.
A l'aise avec les logiciels et outils bureautiques (word, excel, power point), vous êtes également habile dans la manipulation des tableaux de bord et outils de planification et suivi.
Vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles .
Reconnu·e pour votre rigueur et votre sens des priorités, vous savez faire preuve d'autonomie dans l'organisation du travail au quotidien.
Doté·e d'un fort esprit d'équipe, vous possédez de bonnes capacités de communication et savez faire preuve de diplomatie.
L'entreprise Au sein du S ervice Relations aux P ublics et rattaché(e) au p ô le des assistant.es de service , vous êtes en charge de l'assistanat administratif , en appui au Responsable et également pour les 4 unités du service :
jardinage citoyen, animations, év è nementiel et communication.
