Assistant de Direction Bilingue > Recruteur inconnu > Joboolo FR :
Lieu : Ouagadougou
I.Mission principale
L'Assistant de DirectionBilingue a pour mission principale :
Assister la Directrice Générale et l'accompagner dans l'organisation et l'optimisation de son quotidien ;
Organiser, gérer, coordonner et assurer le suivi de l'ensemble des activités;
Gérer les échanges et les relations avec les interlocuteurs internes et externes.
II.
Taches et responsabilités
Assurer la gestion administrative de la Direction Générale;
Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant;
Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques;
Accueillir physiquement les rendez-vous;
Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques..
.
);
Rédiger les supports de communication (courrier, notes, comptes rendus, rapports..
.
);
Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la DG (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions..
.
);
Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers;
Organiser les réunions internes (CODIR) en présentiel et/ou visioconférence;
Assurer le suivi du comité de direction en préparant les ordres du jour, en prenant des notes lors des réunions et en assurant le suivi des actions à entreprendre;
Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, Reporting..
.
);
Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'Entreprise ou de l'extérieur aux services concernés) ;
Organiser les déplacements, les itinéraires, la participation de la Direction Générale à des conférences et des évènements ;
Elaborer le calendrier annuel des réunions de gouvernance récurrentes;
Assurer la traduction des documents et ou conversation;
Assurer le classement et l'archivage physique et numérique des dossiers;
Préparer et centraliser les dossiers afférents aux réunions et rendez-vous;
Assurer la liaison entre la DG et les différents départements, clients et partenaires;
Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer;
Collaborer avec les Directeurs pour assurer un suivi régulier des activités et des projets en cours.
III.
Formation académique et expériences requises
Minimum BAC+5 en Assistanat de Direction ou tout autre diplôme équivalent
Justifier d'une expérience significative de plus de 5 ans dans le domaine idéalement dans le secteur industriel, des hydrocarbures et en environnement multi-sociétés.
Atout :
Parfaite maitrise du Français et de l'Anglais (Bilingue)
IV.
Compétences et qualifications requises
Doté(e) d'un esprit d'initiative, vous avez la capacité à anticiper les besoins.
Vous savez gérer les pics d'activités et êtes capable de prioriser et gérer les urgences.
Vous avez une capacité à travailler de manière autonome, avec un sens élevé de la responsabilité et de la confidentialité.
Par ailleurs, vous maîtrisez aisément les méthodes de classement, d'archivage, de gestion d'agenda, de courrier et les techniques d'accueil.
Imperméable au stress, organisé, méthodique, vous êtes doté(e) d'une intelligence relationnelle et savez maintenir des relations professionnelles harmonieuses.
