Assistant.e en gestion administrative - CDD 1 an (renouvelable) > Université de Strasbourg > Joboolo FR :
Société : Université de Strasbourg Lieu : Strasbourg Grand Est
Emploi ouvert aux agents contractuels uniquementCDD 1 an (renouvelable), poste à pourvoir à compter du 13/05/2024 Catégorie :
B Corps :
Technicien Rémunération selon grille de la Fonction Publique Vous intervenez au niveau de l'exécution des marchés publics :
suivi administratif, financier et juridique le cas échéant.
Vous assurez l'exécution administrative des contrats passés pour les projets immobiliers de l'établissement.
Au sein du département des contrats immobiliers et du pôle administratif, vous êtes en charge des actes de secrétariat, dans le respect des formalités prévues par la réglementation concernant les contrats immobiliers.
Point de relais avec les juristes du département des contrats immobiliers ainsi qu'avec la direction des finances, vous êtes également un.e interlocuteur.trice privilégié des conducteurs d'opération et de travaux du département des grands projets et du département maintenance en participant à l'exécution des contrats passés avec les différents prestataires.
Vous travaillez au sein d'une équipe en lien direct avec les deux autres assistantes de la direction.
Activités principales :
Assurer la circulation de l'information vers les services internes et externes:
Tenir l'accueil, traiter le courrier ; Répondre aux sociétés ; Conseiller les interlocuteurs ; Envoyer des documents aux prestataires intellectuels et maîtres d'Å?uvre des différentes opérations ; Diffuser les informations sur plusieurs supports électroniques ; Organiser les réunions et les commissions d'attributions:
Préparer et organiser les réunions, commissions ; Rédiger les procès-verbaux des réunions ; Assurer le secrétariat juridique; Anticiper, vérifier et envoyer les avenants aux contrats, les sous-traitances, les réceptions des travaux (exe 6 et exe 9), les ordres de services, les avances, les mises en demeure et les résiliations de contrats ; Rédiger les courriers dans les délais réglementaires et dans le respect du calendrier des projets; Assurer le suivi des procédures administratives :
Elaborer les fiches de procédure ; Respecter les différents calendriers des projets, des marchés et tableaux de bord ; Suivre et anticiper les reconductions de contrats ; Aider à la publication des données essentielles des contrats ; Aider au recensement économique des marchés ; - Savoir gérer les outils informatiques (logiciel financier SIFAC, plateforme de dématérialisation Place, système d'archivage Ged, i-parapheur, espace numérique de travail..
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) ; - Tenir compte des réformes réglementaires dans l'accomplissement des activités; Mettre en Å?uvre la politique achats de l'établissement en ce qui concerne les marchés immobiliers:
Elaborer les tableaux de bord (internes, DAE, ministère); Suivi des indicateurs:
d'ordre financier; liés au développement durable et responsabilité sociétale; portant sur l'accès des PME..
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Elaboration de documents types et de fiches procédure ; Proposer l'information interne.
- Assurer le suivi des procédures de sinistres dans les bâtiments en appui du responsable:
mise en jeu des garanties légales (attestations d'assurance) des entreprises titulaires de marchés, réunion d'expertises, transmission des informations, liens avec les départements opérationnels.
- Proposer une assistance sur la gestion des autorisations d'occupation temporaire du domaine public de l'université:
conseil vers les composantes, mise à jour des tableaux de bord, aide à la rédaction des conventions, suivi des contrats en phase exécution.
Université de Strasbourg StrasbourgGrand Est Administration CDD Expérience souhaitée
