ASSISTANT DE DIRECTION H/F) > Montpellier > Joboolo FR :
Société : Randstad Lieu : Montpellier
Assistanat administratif:
- Vous assurerez le secrétariat de l'équipe de Direction de l'UMR (DU et DU adjoint Cirad) :
organisation de l'agenda, des déplacements, visites, réunions, traitement amont des courriers et mails, édition des rapports, présentations et communications.
- Vous assurerez la coordination des secrétariats des différentes équipes de l'Unité.
- Vous organiserez, gèrerez, et analyserez les dossiers administratifs à l'échelle de l'unité (actions incitatives, documentation des dossiers d'évaluation, etc..
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.), en lien avec les interlocuteurs des services concernés.
Vous assurerez l'état d'avancement de ces dossiers en veillant au respect des échéances - Vous prendrez en charge la logistique des différents rendez-vous de la vie de l'Unité (comités, assemblées, journées, collèges, séminaires..
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).
Vous participerez à l'élaboration de leurs compte-rendu et à la mise en Å?uvre des décisions qui en découlent.
Vous assurerez le classement et l'accès aux documents afférents.
- Vous organiserez et préparerez les déplacements pour les partenaires et experts impliqués dans les évènements et réunions de l'UMR :
achat des billets, demandes de visa, location de voitures, etc..
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- Vous collecterez les informations et données relatives à l'activité et à la production de l'UMR (contrats, bibliographie, données RH, doctorants, infrastructures, équipements ..
.
).
Vous les compilerez pour en faciliter l'accès et en tirer des indicateurs de suivi.
- Vous assurerez la gestion du parc informatique pour le Cirad en lien avec les assistantes d'équipe.
Communication et évènementiel:
- Vous organiserez la communication relative à la vie de l'Unité à travers des outils web - Vous gèrerez totalement l'édition de la Gazette de l'Unité (bimestriel de communication interne).
- Vous contribuerez à l'amélioration de la communication interne ou externe - Vous organiserez la réunion annuelle de l'unité ainsi que d'autres manifestations évènementielles (séminaire, congrès..
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) Budget/Finances:
- Vous participerez, en lien avec les services financiers de l'établissement, à l'élaboration du budget de l'unité et prendrez part aux réunions budgétaires.
- Vous suivrez la ligne budgétaire d'animation UMR.
