ASSISTANT ADMINISTRATIF TECHNIQUE H/F) > Paris 12 > Joboolo FR :
Lieu : Paris 12 Paris
Rattaché(e) à la Direction, vos missions au quotidien seront :
Secrétariat de la Direction Opérationnelle:
- Assure les fonctions classiques de secrétariat pour sa Direction :
scan, classement des
dossiers, rédaction et enregistrement des divers courriers, établissement des bordereaux
d'envoi, filtrage téléphonique (il/elle oriente éventuellement ses interlocuteurs vers leurs
collaborateurs).
- Assure la prise de notes lors des réunions internes ou externes et rédige des comptes rendus
inhérents.
- Travaille avec les Responsables des Unités de Production
Commercial:
- Assure la gestion des BE
- Assure la création des dossiers papier et sur notre logiciel de gestion
- Met à jour en temps réel notre logiciel de gestion en incluant la création des offres, la
saisie des bons de commandes, la mise à jour des dossiers, la mise à jour des offres ;
- Assure la mise à jour des liasses prod
- Assure la gestion, l'enregistrement et le classement de la facturation ;
- Intègre les dates de livraison convenues avec le client dans le logiciel de gestion et dans
le calendrier Outlook.
- Prendre en charge la réponse administrative aux appels d'offres et suivre le montage des
dossiers
- Construire le dossier de réponses avec les différents inputs :
(offre, annexes, présentation
de la société etc.)
- Assure le dépôt des dossiers de réponses à appels d'offres sur les plateformes Ad'hoc.
Facturation :
- Assure l'établissement des factures de vente de l'ensemble de la structure de la société,
- Traite les factures sur GX et les Bordereaux d'Envois (BE) associés,
- Assure le lien avec les équipes de production que les factures ont été réceptionnées par
les clients,
- Tenir au courant les Responsables de l'avancé des factures
Tâches annexes :
-Assure la gestion du courrier de départ, l'accueil physique, la commande fournitures
- Assure le secrétariat du service comptabilité ;
- Assure la mise en page et l'infographie d'articles rédigés par la direction, de nouveaux
documents et des documents de communication interne De formation Bac +2, vous bénéficiez idéalement d'une expérience professionnelle acquise dans une fonction similaire.
Très bonne maîtrise des outils bureautiques, très bonne connaissance de la grammaire et l'orthographe
Salaire :
28kâ?¬ à 30Kâ?¬ / an selon profil + 11 Jours RTT+37,50h/ semaine
Contact:
Paris 12 Paris Activités auxiliaires de services financiers et d'assurance CDI 29000 Annuel
