Interim temps plein - Une entreprise dans le domaine du BTP est à la recherche d'un(e) assistant (e) administratif(ve)chantier.
Assister dans la gestion et l'organisation administrative des activités du chantier (gestion du planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil,)
Recevoir les appels des fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise et apporter des premiers éléments de réponse
Orienter les fournisseurs, clients et différentes relations de l'entreprise vers les interlocuteurs adéquats
Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs nécessaires et/ou demandés (compte rendu de réunion, mail, courrier, présentation, note de service, formulaire, ..
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)
Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité selon les procédures internes de classement et d'archivage
Saisir numériquement les documents administratifs, devis et propositions d'intervention
Préparer les déclarations et autorisations (police d'assurances particulières, ..
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) nécessaires à la mise en oeuvre du chantier
Transférer le dossier-marché aux responsables de l'exécution avant le début du chantier
Mettre en forme le calendrier prévisionnel et le budget selon les directives de son manager
Assurer l'organisation logistique des réunions et des visites de chantier en utilisant les outils collaboratifs (planning partagé, ..
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) mis en place dans l'entreprise
Réceptionner les demandes et réclamations des clients et les diffuser aux collaborateurs concernés
Rédiger la facturation définitive en tenant compte des écarts entre les modalités prévues dans les contrats et l'exécution du chantier
Établir le dossier des ouvrages exécutés avant d'archiver le dossier client selon les procédures internes
Réaliser le dossier d'exécution et le repérage des contraintes du chantier
Rédaction du plan de sécurité et de protection de la santé
Élaboration des fiches de contrôle du plan d'assurance-qualité
Déterminer les besoins en main d'oeuvre, en matériaux et en matériels pour les ouvrages
Responsable de l'organisation, le management et l'exécution de travaux
COMPENTECES REQUISE
Connaissances en management
Capacités d'analyse
Esprit critique
Rigoureux
Sens de la responsabilité
Sérieux
