L'Assistant de gestion intervient en support des équipes du service gestion.
Il a la charge du suivi des sinistres et de la relation avec les fournisseurs.
De plus, il assiste également les Gestionnaires pour l'ensemble des tâches du quotidien à travers les missions suivantes :
- Relation avec les fournisseurs :
demander les mises à jour d'informations diverses, envoyer les demandes OS et les devis validés par les Gestionnaires aux fournisseurs, résilier les contrats fournisseurs et piloter en l'absence des Gestionnaires les interventions.
- Relation avec les clients (locataires, copropriétaires et mandants) :
réceptionner les demandes clients via les différents canaux de communication et transmettre l'information aux Gestionnaires et aux Comptables si nécessaire.
Le cas échéant, traiter la demande, informer les occupants des interventions diverses.
- Tâches copropriétés :
préparer et envoyer les convocations en lien avec le syndic, envoyer les PV d'AG, assister le syndic à sa demande aux Assemblées générales, assurer la formalisation des états datés en lien avec le syndic, suivre et mettre à jour le registre des mandats de copropriété.
- Tâches administratives :
gérer les demandes téléphoniques et l'adresse e-mail générique (contact, rédiger les différents courriers à la demande des Gestionnaires et récupérer les attestations d'assurance), vérifications réglementaires annuelles auprès des locataires, récupérer les attestations d'assurances décennales et/ou biennales, de vigilance des fournisseurs, suivre et mettre à jour les registres des mandats et scanner, archiver (numérique et physique) tout document nécessaire au bon suivi des dossiers.
- Suivi des sinistres :
déclarer les sinistres en lien avec le Gestionnaire et en fonction de la franchise appliquée, assurer la régulation, le suivi des sinistres en cours et transmettre l'information aux Gestionnaires (date d'expertise, rapports, etc), veiller à prévenir l'ensemble des tiers pour assister aux expertises, transmettre l'information entre les services gestion et comptabilité pour faciliter le rattachement des paiements, être l'interlocuteur privilégié avec le courtier d'assurances et tenir des points d'étape avec le Courtier et les Gestionnaires.
Nous recrutons pour notre client, acteur régional reconnu dans la gestion d'actifs immobiliers tertiaires, un Assistant de gestionimmobiliertertiaire en CDI pour étoffer ses équipes.
