Vous serez accompagné par une ou plusieurs personnes de l'équipe administrative du groupe.
Vos missions :
1) Administratif, réception, accueil téléphonique et physique :
- Réception des appels sur le standard téléphonique du groupe (les transférer, noter les messages, planifier les rendez-vous, transmettre les informations en interne) - Accueil physique des visiteurs, clients, fournisseurs et stagiaires (les diriger vers l'endroit ou l'interlocuteur concerné, proposer et servir le café si besoin) - Gestion, suivi et coordination des agendas (rendez-vous dirigeants et managers, salles de réunion, salles de formation) - Traitement administratif des mails et courriers (numérisation, classement, archivage et transmission en interne) - Traitement administratif des factures fournisseurs liées à la mission pour traitement et préparation comptable (classement par entités, noms des fichiers, etc..
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) 2) Gestion des locaux et des fournisseurs, logistique :
- Envoi et récupération de courriers et de colis (différents fournisseurs ; la poste, DHL) - Gestion et suivi des fournisseurs (travaux, livraisons, interventions, visites périodiques de maintenance par différents prestataires) - Suivi quotidien de l'entretien et du nettoyage des locaux et échange régulier avec la société de nettoyage - Prise de contact avec les fournisseurs en cas de défaillance de matériel ou de rupture de stock - Rechargement des consommables des imprimantes et des différents distributeurs et fontaines à eau - Commande et suivi des stocks au niveau des locaux (fournitures, consommables, produits d'entretien, produits alimentaires pour l'accueil des visiteurs et l'espace repos des salariés) - Contribution aux différents projets de travaux ou de sélection de nouveaux fournisseurs ou prestataires (demandes de devis, chiffrage et comparatif des différentes propositions, suivi de réalisation ou de livraison) - Appui logistique et collaboration avec les équipes des différentes entités du groupe pour les formations réalisées à Tournefeuille (gestion des stocks de fournitures, accueil des stagiaires, remise de clés aux formateurs contre décharges, suivi de l'entretien des salles de formation) - Déplacements occasionnels pour effectuer des achats pour des événements organisés par les équipes administratives ou commerciales des différentes sociétés du groupe - Réservations pour les déjeuners d'affaires, les sorties et les repas d'entreprise - Contribution à la sécurité des locaux (remise de clés et de badges aux nouveaux salariés contre décharges, activation des badges sur notre espace client de la société de surveillance, mise à jour des tableaux de suivi) - Gestion de la flotte de véhicule du groupe - Gestion de la téléphonie fixe et mobile - Gestion des contrats d'assurance groupe locaux - Gestion des déplacements des collaborateurs du groupe (réservation d'hôtels, restaurants, billets d'avion et de train, ..
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) - Création et suivis de tableaux de bord interne liés à la facturation entre Business Unit et la holding Les horaires de travail sont :
du lundi au vendredi 8h30/17h30 ou 8h30/17h (35h/semaine).
La rémunération est de 2000â?¬ brut par mois sur 12 mois.
