Gestionnaire des Assemblées H/F > Montélimar > Joboolo FR :
Société : AGGLOMERATION MONTELIMAR Lieu : Montélimar - Drôme
CDI temps plein - Située au coeur du sud-est de la France, Porte de la Provence - 1h30 de Lyon et Marseille - Montélimar - 41.000 habitants - et son agglomération - 27 communes, 70 000 habitants - offrent un cadre de vie riche d'une gastronomie - au coeur de la fabrication des célèbres nougats, à proximité du pays de l'Olive, de paysages de lavande et d'un patrimoine particulièrement variés.Sous l'impulsion du Président - Maire, son administration communautaire est très largement mutualisée avec la ville-centre.
Le poste :
Au sein de la Direction générale des services, le service des Assemblées mutualisé assure une mission de sécurisation juridique des actes et de gestion des assemblées délibérantes et des instances (Conseils communautaires et Conseils municipaux, Bureaux, Commissions intercommunales et municipales).
Sous la responsabilité de la Chef de service, vous organiserez, préparerez et gérerez les séances des instances selon leurs organisations et compétences.
Activités principales :
Exécuter les procédures internes liées aux instances :
-Participer aux différentes phases de préparation des instances municipales :
calendrier institutionnel, compte à rebours, gestion des logiciels métier, participation aux réunions préparatoires' -Assister les services pour la préparation des dossiers, -Suivre les projets de délibération et solliciter les éléments manquants auprès des rédacteurs le cas échéant, -Fiabiliser les ordres du jour et sécuriser la constitution des dossiers de séance et les dossiers de synthèse des rapporteurs, -Participer à la mise en place et au suivi d'un système de contrôle adapté (procédures, document type, outils de traçabilité), -Gérer l'organisation matérielle des instances, en lien avec les autres services concernés (réservation de matériel, des prestataires, installations des salles, ?) -Participer activement aux séances des organes délibérants :
secrétariat des séances (présences, pouvoirs, quorum, émargement, votes, suivi des parapheurs).
Exécuter et suivre les formalités postérieures aux instances :
-Formaliser et mettre en signature les délibérations et documents annexes, -Rédiger, saisir et mettre en forme des listes des délibérations, -Mettre en forme les procès-verbaux, -Accomplir les formalités nécessaires à l'acquisition du caractère exécutoire des actes (délibérations, décisions et arrêtés) (transmission des actes au contrôle de légalité, publication), -Elaborer les registres des délibérations et des décisions.
Missions secondaires :
-Participer et contribuer à la bonne exécution de l'ensemble des missions et projets du service en accompagnement/renfort (Binôme), -Suivre et mettre à jour les bases de données, -Suivre la composition des instances municipales et des mandats de représentation des élus au sein des organismes extérieurs, -Diffuser les informations auprès des services et, le cas échéant, auprès du représentant de l'Etat ou autres organismes concernés, -Accomplir les formalités nécessaires à l'acquisition du caractère exécutoire des décisions et arrêtés (transmission des actes au contrôle de légalité, publication)
Profil recherché :
Profil :
-Très bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur organisation, -Formation et/ou bonne connaissance en droit appliqué aux collectivités, -Capacité à comprendre et à respecter les procédures et règles du Code général des collectivités territoriales, -Maîtrise de l'écrit administratif, de la rédaction et de la mise en forme des documents, -Parfaite maîtrise des outils informatiques. -Gérer simultanément des projets multiples et/ou polyactivités, -Travailler en transversalité, -S'organiser et hiérarchiser ses tâches. -Rigueur, méthode, -Respect des obligations de discrétion et de confidentialité, -Autonomie, initiative, -Très bonnes qualités rédactionnelles, -Sens de l'anticipation et de l'organisation, -Aptitude au travail en équipe et relationnel aisé, diplomatie, -Faculté d'adaptation, -Disponibilité, assiduité et capacité d'investissement, -Aptitude à gérer les délais.
CONDITIONS D'EXERCICE :
-Rémunération statutaire + régime indemnitaire + CNAS + titres restaurant + prime de fin d'année. -Horaires avec amplitude variable en fonction des obligations de service et des pics d'activités liés aux réunions tardives des assemblées délibérantes, -Relations avec les élus du territoire, les organismes extérieurs et les prestataires,
