Nous recherchons un(e) Responsable pour le pôleNumérisation de notre site d'Aubervilliers.
Rattaché(e) au Responsable des Services Généraux de notre société, vous organisez, managez et coordonnez l'activité du Pôle.
Vous contribuez à la formation sur la préparation, le typage vidéo codage et l'archivage, ainsi que sur la traçabilité des courriers ou colis.
MISSIONS PRINCIPALES :
Suivre les flux :
- Veiller au respect des process de traçabilité et de préparation des dossiers ; - Veiller au respect des délais des traitements du courrier à numériser ; - Veiller au respect des engagements de service pris avec les différentes directions ; - Assurer la fluidité de l'activité en faisant respecter les plannings.
Assurer la fluidité de l'activité du pôleNumérisation :
- Proposer des solutions d'amélioration des procédures si nécessaire, les rédiger et les mettre à jour ; - Remplacer le cas échéant un collaborateur des activités du pôleNumérisation ; - Répondre aux mails (interne et externe) ; - Traiter les anomalies GED et MerciYanis ; - Gérer les congés et absences du personnel.
Être expert en numérisation :
- Maitriser le traitement du courrier à numériser ; - Assurer les formations des opérateurs et s'assurer régulièrement de leurs acquis ; - Réaliser les tableaux de bords de l'activité ; - Rédiger et mettre à jour les procédures nécessaires à l'activité ; - Réaliser les entretiens annuels d'évaluation (EAA) ; - Faire des propositions à sa hiérarchie d'amélioration et de formation ; - Organiser/participer aux réunions et comités ; - Etablir et diffuser les comptes-rendus ; - Soutenir les positions décidées par sa hiérarchie dans les projets.
Organiser les moyens matériels pour l'activité :
- S'assurer du bon fonctionnement technique des matériels et logiciel du pôle ; - Gérer les problèmes logiciel ou/et matériel avec les services compétents ; - Veiller à la bonne tenue des locaux et matériels affectés aux activités du pôleNumérisation ; - Participer au développement et alimenter les outils de gestion des activités du pôleNumérisation.
Organiser et coordonner les activités des opérateurs internes et des prestataires externes :
- S'assurer de la présence d'effectif suffisant et nécessaire aux activités et fait appel le cas échéant aux ressources (internes ou externes) nécessaires pour respecter les engagements de délais.
Réaliser le suivi de l'activité, le reporting et s'assurer du bon fonctionnement de la chaîne de numérisation - S'assurer de la diffusion et la compréhension de l'information ; - Proposer au responsable de services et de site des évolutions de process, moyens et effectifs afin d'améliorer la qualité du service rendu.
Prévoir 1er Arrondissement Accounting / Finance Expérience souhaitée
