Secrétaire de service H/F > Loire-Atlantique > Joboolo FR :
Société : Nantes Metropole Lieu : Loire-Atlantique
Le poste de Secrétaire de service H/F Sous la responsabilité du Responsable Cellule Événementiel Sportif, vous assurez l'accueil et le secrétariat de la Cellule.
Vous réalisez l'interface entre le Responsable, les services internes et les interlocuteurs externes.
Vous participez à l'assistance technique aux manifestations.
Vous assurez l'assistance administrative :
Accueil téléphonique et physique (partenaires internes & externes :
associations organisatrices, services, ) ; Assistance administrative du Responsable de la Cellule Événementiel sportif ; Gestion de l'agenda du responsable de la cellule, organisation des réunions ; Participation aux réunions, rédaction et diffusion des comptes-rendus ; Suivi administratif de certains dossiers et des courriers ; Organisation du classement et de l'archivage des documents.
Vous assurez le suivi budgétaire :
Suivi et mise en place des tableaux de bord relatifs à la gestion des budgets de fonctionnement et d'investissement de la cellule ; Gestion des commandes de la cellule ; Suivi des factures dans Eole.
Vous réalisez l'assistance technique aux manifestations et événements sportifs :
Réception de l'ensemble des projets d'événement en lien avec le responsable (350 annuels), Mise à jour et diffusion du calendrier des événements sportifs ; Gestion de la dotation de communication aux partenaires (définition des besoins, commandes, suivi, préparation et attribution).
Le poste est basé au Palais des Sports, Nantes.
Le profil recherché De formation administrative (comptable), vous connaissez le milieu sportif local et l'organisation de la Collectivité.
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et d'accueil, les outils informatiques (Libre office Writer, Calc) et avez des aptitudes à la maîtrise de logiciels spécialisés (Coriolis, Eole, Postman, Esabora).
Vous avez éventuellement des connaissances comptables (règles budgétaires, facturation, notions en marchés publics ) Vous savez rédiger et prendre des notes, ainsi que créer des tableaux de bord.
Vous avez un bon relationnel et le sens du travail en équipe.
Vous savez vous organiser et prioriser.
L'entreprise La Cellule Événementielle planifie le calendrier des manifestations et événementiels sportifs concernant tant la Ville de Nantes (60 récurrentes /an) que Nantes Métropole (événementiels d'importance métropolitaine).
Elle assiste les organisateurs, supervise les organisations, en fonction de leur importance - les plus importantes faisant l'objet d'un traitement collectif avec d'autres services internes, les services de l'État, l'organisateur, etc).
