Up Skills Cadres & Experts, recherche pour un prestigieux cabinet d'avocats international situé à Paris 09 :
un(e) secrétaireassistant(e) bilingue H/F pour un CDI à temps plein.
Salaire:
40 - 47Kâ?¬ sur 13 mois 35 heures hebdomadaires Tickets restaurant à 9â?¬ Maitrise de l'anglais à l'écrit et à l'oral et utilisation du Pack office :
Outlook, Word fonctions avancées, Excel, PowerPoint Vous êtes chargé(e) d'effectuer les missions suivantes pour 1 Associé, 1 Counsel et 3 collaborateurs.
Vos missions principales sont les suivantes :
-Gestion d'agendas sur Outlook -Organisation de rendez-vous (internes et externes) -Organisation de réunions/déjeuners/événements -Organisation de déplacements/voyages (vérification des formalités) -Interface avec les interlocuteurs internes (avocats, support staff, bureaux étrangers) et externes (clients, prestataires de services) -Réception et interception des appels téléphoniques en cas d'absence de l'avocat et autres membres du département / prise de messages téléphoniques -Gestion des notes de frais (Concur) -Gestion et suivi des envois de courriers par porteur, Chronopost, DHL et autres -Création et mise à jour des contacts sur InterAction -Support des avocats sur les problématiques d'ordre administratif et/ou technique -Gestion administrative des dossiers -Recherche de conflits potentiels clients et ouverture de dossiers client -Création du dossier en version électronique (worksite) et papier -Imputation des débours dans les dossiers -Saisie des temps des Partners (Intapp) -Coordination avec les gestionnaires de facturation, revue des narratifs -Suivi des dossiers administratifs de l'avocat -Classement électronique et papier des éléments des dossiers (mises à jour régulière du classement) -Suivi et préparation des dossiers pour archivage -Dans certains département - E-barreau :
-Utilisation de la clé e-barreau aux fins de formalités en ligne auprès des greffes des tribunaux (signification de conclusions, envoi et réception de messages RPVA, etc.) -E-Carpa (maniements des fonds déposés ou à déposer à la CARPA ?) -Production de documents -Rédaction et mise en forme de documents (sous word, excel et powerpoint).
-Impression, photocopie et reliure de documents.
-Comparaison de documents (Workshare), conversion de documents en formats PDF ou Word -Gestion du courrier personnel, notamment en relation avec l'Ordre des avocats et comptable Dans certains départements :
- Préparation et envoi des dossiers de plaidoiries, suivi de leur bonne réception par les juridictions concernées - Préparation des communications de pièces - Gestion du calendrier de procédure - Préparation de courriers selon les instructions de l'avocat aux juridictions, aux avocats adverses, aux tiers impliqués (experts, huissiers) et aux clients - Suivi des contentieux :
suivi des audiences et de la mise en état des procédures, demande notification jugements, certificat de non-appel Profil candidat Bonne maitrise d'Outlook Bon niveau sur Word (fonctions avancées), Powerpoint et Excel Bon niveau d'anglais :
utilisation quotidienne (écrit et/ou oral), l'interface de tous les outils et logiciels sont en anglais Expérience Expérience significative d'au moins 2-5 ans voire plus, en cabinets d'avocats exigée Up Skills Paris CDI Expérience souhaitée
