COORDINATEUR ADMINISTRATIF/IVE- ASSISTANT DE DIRECTION H/F - Paris > Paris > Joboolo FR :
Société : SES Interim Lieu : Paris - Paris
Société
SES INTERIM recrute pour son client basé à Paris 14, un coordinateuradministratif H/F expérimenté(e) dans les marchés publics.
Au sein de la direction administrative et de la cellule des marchés, responsabilité de la coordination administrative du secrétariat et de la cellule marchés, sous l'autorité de l'Attaché d'Administration .
Référent administratif , tant interne qu'externeDistribution et supervision quotidienne des tâches aux agents administratifs, avec suivi et corrections éventuelles du renduSupervision du travail exécuté par le secrétariatGestion de la téléphonie mobile (commande de fournitures / abonnements,délivrance / remplacement d'appareils, enregistrement des mouvements d'appareils, traitement des problèmes techniques avec l'opérateur, gestion des factures, suivi des titulaires d'abonnements ..
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)Saisie, impression, enregistrement et classement du courrier au départGestion de l'agenda du DirecteurArchivage des dossiers de travail du DirecteurEnregistrement des appels téléphoniques destinés au Directeur, et reçus en son absenceAccueil des nouveaux arrivants
Occasionnellement, en l'absence de l'agent administratif en charge des congés et des parapheurs :
Etablissement / enregistrement des plannings prévisionnels annuels et mensuels des congés des personnels des directions administratives et travaux (hors personnel ouvrier), et diffusion aux personnels concernésGestion des demandes individuelles de congés, avec enregistrement sous le logiciel AGIRH-Impression de décomptesGestion des décomptes d'heures supplémentaires des personnels(regroupement des demandes - mise en signature - transmission des décomptes individuels à la DRH - archivage dans dossier agent, après sa transmission)Gestion des parapheurs du Directeur et des ingénieurs TravauxMise à jour des listes de projets (OPE - PTR) et des plannings prévisionnels associés
Mission
Vous aiderez le directeur du service dans la coordination et la gestion administrative .
Supervision des tâches de:
Saisie des courriers, bordereaux d'envoi, notes de service, comptes rendus de réunion,..
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y compris leur diffusion et enregistrement/classementSaisie informatique des Dossiers de Consultation des Entreprises (Cahiers des Clauses Techniques Particulières, Bordereaux de Prix, planning prévisionnel des travaux, ..
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)Rédaction des comptes-rendus de chantierEnregistrement des courriers arrivés (papier et fichier) et diffusion aux personnes concernées y compris reprographies si nécessaireMise à jour des listes de suivi de projets OPE/PTR/CTGestion de l'agenda du DirecteurArchivage des dossiers du travail du DirecteurGestion logistique de la salle de réunionNumérisation des courriers signés
Profil
Nous recherchons une personne issue d'une formation supérieure en ADMINISTRATION type BTS ou BAC+5 avec une expérience significative dans les marchés publics.
Cette personne sera capable de:
Travailler en équipe et en autonomieOrganiser son travailPrendre des initiativesEtre force de proposition | ILE-DE-FRANCE Paris 75014 Paris SES Interim Paris - Paris Interim
