Assistante de direction - H/F FR ANGLAIS Min. 4 ans d'experiences > MY HANDLER AGENCY > Joboolo FR :
Société : MY HANDLER AGENCY Lieu : Paris
Nous recherchons un(e) Assistante de direction pour une agence événementielle travaillant notamment dans le domaine du luxe et de la mode.
Reprise de poste.
Poste situé à Paris 7.
PRE-REQUIS:
4 ans d'experiences minimum - maîtrise de l'anglais et du français (écrit et parlé) Qui sommes-nous ? Handler est une agence spécialisée en organisation d'événements (soirées d'entreprises, défilé, team building, dîner) en voyages sur-mesure (voyages VIP, Presse/Influence, Clients, équipes commerciales), et conciergerie (Transport de personnes, réservation de restaurant, création d'experience sur-mesure) en Europe.
Notre travail consiste toujours à s'imprégner de l'ADN de marque et construire ensemble des scénarios autour des voyages que nous proposons.
Ouvrir des portes inédites, marquer les esprits et faire rêver est notre objectif à chaque événement.
D'une petite attention au projet le plus pharaonique, nous faisons notre métier avec passion.
Nous sommes là pour accompagner nos clients dans la réussite de leurs événements de la manière la plus durable possible et avec un service sur-mesure et de haute expertise.
Si l'univers de la création, de l'Art, de la mode et du luxe vous intéresse, postulez chez nous et vivez une aventure unique :
Sous la responsabilité du Président, vous aurez en charge :
Assistanat de direction:
Prises de rendez-vous et gestion de l'agenda du Président et du responsable commercial Organisation des déplacements billets d'avion, réservation d'hôtels et obtention des pass aéroport, transfert Gestion des remboursements des notes de frais du Directeur Référent(e) interne/externe entre les équipes, les collaborateurs et les clients dont vous aurez la charge Organisation évènements:
Gestion de l'agenda avec anticipation et organisation des réunions et déplacements en France et à l'étranger (réservation de salles de réunion, plateaux repas, taxi, etc.).
Organisation et coordination de séminaires/team building pour la société (réservation de salle, traiteur, transport, cadeaux):
invitations, liste de participants, cadeaux..
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Diners / Réception pour nos clients:
réservation de restaurants, listing..
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Gestion de la comptabilité/facturation :
En collaboration avec l'expert comptable, Gestion de la collecte, de l'émission et de l'imputation de la facturation clients et fournisseurs et vérification des encaissements dans le système de gestion.
Mise en forme et suivi de tous types de documents (présentations PowerPoint, lettre de mission, propositions de service, etc.).
Un rôle de support à l'activité Audit.
Suivi des dossiers clients dans les systèmes et mise en forme des lettres de mission, devis :
ouverture de code client, codes missions, conflict check, etc.
Rôle d'alerte vis-à -vis des collaborateurs.
Gestion de l'archivage et respect des procédures.
En collaboration avec l'expert comptable, Gestion des déclarations d'activité annuelle comptable en lien avec le CAC et des déclarations mensuelles de TVA.
Gestion RH:
En relation avec le cabinet comptable vous communiquerez mensuellement les informations nécessaires au cabinet afin qu'il établisse la paye de l'ensemble des salariés Accueil des nouveaux arrivants (commande et préparation du matériel, collecte des documents, signature des documents Vérification et discussion avec le Président de l'organisation des congés des équipes Pré-requis professionnel:
Vous avez une experience similaire de 4 ans minimum Doté(e) d'un excellent relationnel, vous facilitez les interactions aussi bien avec vos interlocuteurs internes qu'externes.
Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et savez faire preuve d'autonomie.
diplomatie, confidentialité, proactivité et discrétion sont les qualités indispensables pour réussir à ce poste.
Dynamique, vous avez un grand sens du service et le goût du travail en équipe.
Vous détenez une grande capacité d'adaptation et êtes à l'aise avec les outils digitaux.
Vous disposez d'une bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel et PowerPoint) Vous avez l'esprit de service (travail en équipe) Vous êtes Force de proposition / recherche de solutions Vous maîtrisez l'Anglais indispensable à l'oral comme à l'écrit pour ce poste à dimension internationale.
